Hoe een internationale chocoladefabrikant zijn verpakkingsproces centraliseerde en de time-to-market met 30% verkortte.
De uitdaging
Bij grote merkorganisaties ontbreekt vaak een duidelijk verpakkingsproces. Artwork wordt per land lokaal beheerd. Goedkeuringen lopen via mail, met zeven of acht stakeholders die niet precies weten wie wat moet doen. Niemand weet zeker welke versie de laatste is.
De gevolgen zijn voorspelbaar: aanslepende goedkeuringsrondes, verkeerde versies bij de drukker, dure herdrukken.
En als een markt van drukker of bureau wisselt, blijken de bronbestanden daar te staan. Het merk verliest de controle over zijn eigen assets.
Bij deze fabrikant liep dat over 12 markten en 9 talen, met een verpakkingsportfolio dat jaarlijks 600 artworks vraagt. Elke week die verloren ging aan het zoeken naar de juiste versie, schoof de lancering in het schap op.
De aanpak
Hoe krijg je alle stakeholders in één flow?
We brachten elk artwork onder in één artwork management systeem. Zodra een lokalisatie klaar was, werd die automatisch naar de juiste beoordelaars gerouteerd, inclusief de centrale brand guardians. Opmerkingen kwamen op één plek te staan, bij het bestand zelf. Goedkeuren of terugsturen gebeurde in het systeem, niet meer in een mailthread.
Het resultaat: kortere doorlooptijden en veel minder coördinatiewerk voor de merkteams.
Beperkt zo’n strak proces de creativiteit niet?
Dat was ook hier de eerste vraag vanuit het marketingteam. In de praktijk gebeurt het omgekeerde. Het proces bewaakt versies, rollen en goedkeuringen. Niet het ontwerp. Doordat elke stakeholder op het juiste moment feedback geeft, zijn er minder correctierondes en komt er net méér tijd vrij voor het creatieve werk.
Waar staan de assets en van wie zijn ze?
Alle finale artworks worden centraal bewaard en zijn toegankelijk voor elk van de 12 markten. Niets blijft hangen bij een lokale studio of drukker. De klant blijft eigenaar van zijn eigen bestanden.
Dat heeft een bijkomend voordeel: wie zijn assets zelf in handen heeft, staat sterker in onderhandelingen met drukkers. Wisselen van leverancier kan zonder bestanden te verliezen of opnieuw te laten opbouwen.
De impact
- De time-to-market van een verpakking daalde met 30%.
- Geen versieconflicten meer: de drukker ontvangt altijd het juiste, goedgekeurde bestand.
- De werkdruk bij de lokale merkteams daalde, doordat het opvolgen van goedkeuringen uit hun handen ging.
- Alle assets centraal en in eigendom van het merk, over de 12 markten heen.
- Het proces draait vandaag op 600 artworks per jaar, ongeveer 50 per maand.
Om vertrouwelijkheidsredenen noemen we deze klant niet bij naam. In een persoonlijk gesprek vertellen we graag meer over de details van dit traject.
Ontdek ons Verpakkingsprocesbeheer.
